Les espaces collaboratifs en entreprise : entre collaboration et nouveaux modes d’aménagements

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La mise en place d’espaces collaboratifs en entreprise présente plusieurs avantages. La collaboration, l’échange, le partage et la cohésion de groupe sont privilégiées, tout en remplaçant progressivement les bureaux classiques déjà connus.

La période de crise sanitaire a fait émerger une problématique essentielle pour le bon fonctionnement des entreprises : le bien-être des salariés. Ce dernier dépend entièrement de l’environnement de travail.

Le modèle classique des bureaux ne répond plus actuellement aux nouveaux besoins des salariés. Les entreprises doivent désormais réfléchir à différentes innovations, qui vont permettre aux salariés de se sentir mieux sur leurs lieux de travail.

Mais comment mettre en place un espace collaboratif fonctionnel, qui privilégie le bien-être, la productivité et le confort, sans compromettre les besoins individuels des salariés ?

Libu vous répond, et vous donne les clés pour une mise un espace collaboratif réussi.

Qu’est-ce qu’un espace collaboratif ?

Notre définition :

Comme son nom l’indique, l’espace de travail collaboratif cherche à encourager la collaboration au sein de l’entreprise. L’idée est d’inciter à l’échange, l’entraide et l’accompagnement. Cela amène à une réflexion commune entre plusieurs collaborateurs. L’objectif de ces espaces collaboratifs, c’est de rapprocher les membres d’une même entreprise, tout service confondu.

L’université de Stanford a publié en 2014, une étude démontrant un meilleur engouement des salariés pour les échanges inter-services. Le fait de ne pas être cloisonné ni seul renforce la motivation, et créé un réel plaisir de réaliser les tâches attendues.

De même, créer un sentiment d’appartenance à un groupe incite au dépassement de soi. Une étude similaire, publiée par l’I4CP, a démontré que les entreprises qui privilégient un espace de travail collaboratif sont généralement cinq fois plus performantes que les autres.

L’aménagement collaboratif se distingue donc de l’aménagement classique de l’espace professionnel. Ce dernier a tendance à isoler les salariés les uns des autres et ne favorise pas particulièrement l’échange, du fait d’une absence d’espaces communs.

L'espace collaboratif en entreprise

L’espace de travail collaboratif ne signifie pas open space

Si l’espace de travail collaboratif conteste l’aménagement des bureaux classiques, il ne faut néanmoins pas le confondre avec l’open-space. Ces deux systèmes d’agencements se rejoignent, mais diffèrent l’un de l’autre. L’espace collaboratif préconise plus de possibilités d’isolement et d’intimité que l’open space, tout en favorisant le travail en équipe.

Même si ce dernier permet de créer un espace de travail collectif qui favorise le dialogue et l’échange, il présente certains inconvénients particulièrement nocifs pour le bien-être de l’employé. L’open-space peut être source de stress chez le salarié, et peut empiéter sur son intimité. L’environnement sonore, par exemple, constitue un facteur important de déconcentration.

La question est donc de trouver le bon équilibre entre open-space et espace de bureau traditionnel. Le tout étant de faciliter la réalisation des missions quotidiennes du salariés sans compromettre son bien-être en entreprise. C’est en quelque sorte ce que l’aménagement collaboratif tente de résorber.

Cette logique d’aménagement cherche à mettre en place un juste-milieu entre les besoins individuels des salariés, et l’intérêt global de l’entreprise. Il faut donc réussir à concilier le besoin d’intimité et le besoin de partage.

Pourquoi mettre en place des espaces collaboratifs en entreprise ?

Mettre en place un espace collaboratif n’est pas simplement une action de façade. 
Il y a 3 éléments fondamentaux qui viennent justifier le concept d’espace collaboratif.

Premièrement, diversifier les espaces de travail. Mettre à disposition des salariés plusieurs types d’espaces auxquels ils peuvent accéder à la fois de manière spontanée ou organisée. Cela permet de s’adapter à la personnalité de chacun et à leurs besoins. C’est particulièrement bénéfique en terme de collaboration, car cela permet le partage d’idées et incite à l’interaction.

Travail en équipe et cohésion dans les espaces collaboratifs

Ensuite, des espaces respectant l’intimité de chacun. Appliquer ce genre d’espace au sein de l’entreprise va permettre de préserver le salarié des distractions ou des interruptions éventuelles liées à son environnement de travail. C’est ainsi offrir l’opportunité d’être seul, qui est aussi très souvent apprécié par les salariés. Idéalement, il faut mettre en place des pièces silencieuses que les salariés auront par exemple la possibilité de réserver. Penser l’espace de sorte à ce qu’il respecte les frontières physiques de chacun. Car forcer la proximité va être contre-productif pour l’entreprise et ses salariés. 
Dans un design idéal d’un espace de travail collaboratif, il faut nécessairement un espace suffisant à chaque collaborateur pour s’épanouir en toute indépendance, sans couper le contact avec ses collègues. Pour finir mettre à disposition des outils de travail qui favorisent l’échange et la mobilité. Cela permet d’encourager l’esprit de collaboration. Ainsi fournir aux salariés des outils de travail légers et facilement transportables va permettre une adaptation à la logique de mobilité.

La mise à disposition d’outils digitaux connectés favorise de même cette coopération entre collaborateurs. 

Aujourd’hui de nombreuses interfaces professionnelles coopératives existent, et cela permet de garder les collaborateurs engagés. Equiper les collaborateurs de logiciels performants va engendrer un gain de temps et faciliter l’échange inter-service.

Les espaces collaboratifs : nouvelles normes dans l’environnement de travail aujourd’hui ?

Mettre en place un espace collaboratif en entreprise peut apparaitre aujourd’hui comme une option sensée pour une entreprise. Nous l’avons vu précédemment, il ne s’agit pas uniquement d’un espace de travail. C’est également un espace d’échange et de partage entre plusieurs personnes. À la fois vu comme une facilité en termes d’aménagement, c’est aussi une meilleure adéquation des nouveaux besoins des salariés, et de l’entreprise.

Aujourd’hui, la solution des espaces collaboratifs facilite l’adaptation aux changements de l’environnement de travail. Depuis plusieurs années, les habitudes des salariés sont en évolution constante, au même titre que leurs besoins. Le progrès technologique, les mutations sociales, mais aussi la crise sanitaire a accéléré ces changements.
Le travail à distance est aujourd’hui fréquent et commence à se démocratiser, à l’aide de ces tiers lieux et autres espaces collaboratifs.

De plus, la crise sanitaire a amplifié cette vague de changement, et cette transition numérique des espaces de travail. De nombreux professionnels, du domaine de l’immobilier d’entreprise, ont assisté à ces changements et voient de nouvelles tendances émerger. Cette nouvelle norme vient chambouler les frontières de l’environnement de travail classique.

Espaces collaboratifs bureaux

Chez Libu, nous avons vu ce changement venir. On a donc décidé de mener une enquête sur les nouvelles tendances en 2022.

Nous avons vu que ces différents progrès ont permis aujourd’hui de répondre aux problématiques d’échanges, de distanciations, et de distance. Le recours à l’espace collaboratif est de plus en plus recommandé pour diverses raisons :

  • Répondre aux besoins des collaborateurs qui reviennent au centre des préoccupations des entreprises
  • Moderniser l’espace de travail
  • Dynamiser l’environnement de travail des entreprises
  • Rendre les entreprises plus attractives

Pour plus d’information, n’hésitez pas à la télécharger juste ici : https://libu.fr/2022-les-nouvelles-tendances-des-environnements-de-travail/